Getting things done a mi manera

No se si a alguno más os pasará, pero a mi llega un punto que cuando tengo 20 cosas a la vez me agobio y al final o no se por donde empezar o me da una pereza monumental empezar cualquier cosa.

Hasta hace relativamente poco, cuando me pasaba esto me paraba 5 minutos a ver todas las cosas que tenía por hacer y vía papel y boli me dedicaba a priorizar las tareas y, la verdad, funciona. Pero tiene un problema: como tengas muchas cosas pendientes y pierdas el papel estás perdido.

De vez en cuando le pego un ojo al blog de este hombre, un pollo que curra con macs y de vez en cuando dice alguna aplicación que no está mal. Últimamente está haciendo unos reviews de como utilizar Evernote o Things como aplicaciones a utilizar como base para utilizar sistemas de gestión eficiente del tiempo como GTD (getting things done). Llevo usando Evernote cosa de un año, de hecho me resulta tan útil que soy de los que pagan la cuota anual, pero nunca lo había utilizado para gestión de tareas.

El caso es que después de leer/ver los screencasts de think wasabi y llegar a la conclusión de que GTD es demasiado para mi, porque no me merece la pena dedicar tanto tiempo en aprender la metodología, he hecho un popurrí de cómo me organizo yo, como utilizar un par de cosillas que me han parecido interesantes de GTD y utilizando Evernote como base.

¿Por qué Evernote? Debe haber unos cuantos cientos de aplicaciones para gestionar tareas, de hecho, probablemente varios cientos también más eficientes que Evernote para esto. Sin embargo, Evernote tiene un par de cosas que a mi me gustan más:

1. Sincronización on-line: mis notas se sincronizan “en la nube”. Se acabó preocuparse de llevar el chisme de turno en el que tienes toda tu vida, como cuando usaba pda’s.
2. Hay versión para windows, para mac y para iphone, además de plugins para firefox y safari para añadir notas de páginas web de una forma rápida y cómoda.
3. Para lo que yo quiero, no necesito un project. Mi concepto de tareas cuando estoy a 10 bandas, es más tipo: ir a la lavandería, comprar batería moto, leer caso apple para marketing, hacer presentación para el proyecto del portal, pagar el parking al bueno de Santi.

Bueno, a lo que voy… ¿Cómo lo uso después del popurrí de ideas?

En primer lugar he creado 4 notebooks en Evernote, les he puesto una @ delante para que me los mantenga colocados, que parece que sino se vuelve un poco loco con la ordenación y separarlos así del resto de notebooks que utilizo para otros temas:

• @Entrada: esto a priori será una especie de cajón de sastre. Webs que vaya viendo con cosas que me interesen pero no tenga tiempo para leer ahora mismo, el pdf con la factura de las entradas del próximo concierto al que quiera ir que después tendré que clasificar, etc. Esto es un poco mi adaptación GTD de lo que para mi era “tener mil cosas en la cabeza pero puestas por escrito”. Una vez tenemos todo lo que se nos ha ocurrido aquí empezamos a recolocar.
• @Próximo: lo que tenemos que hacer por narices. Por exagerar un poco y poner un ejemplo: recoger a tu hijo del colegio. Dicen los fans de GTD que si una tarea que esté aquí lleva menos de 2 minutos hacerla, que se haga inmediatamente porque al parecer es el mismo tiempo que se tardaría en decidir si se pospone (particularmente 2 minutos para decidir si hago algo o no, me parece una burrada de tiempo)
• @En Espera: las tareas que yo he hecho mi parte, pero requieren la acción de otros. Aquí encuentro Evernote un poco justo para la gestión de tareas, ya que no es posible crear notas recurrentes, pero bueno, se escaparía un poco del foco de la aplicación. Para ello, he creado notas identificadas con “@” delante del título como tareas en espera, para las tareas recurrentes, por ejemplo: “@Transferencia para pagar la letra del ferrari”.
• @Algún día: las tareas que quieres hacer pero no son prioritarias. Ir a China. Algún día “Ir a China” se convertirá en un montón de notas sencillas en @Entrada y posteriores anotaciones en @Próximo (o eso espero).

En definitiva, aunque no coincido con los fanáticos de la gestión eficiente del tiempo, sí que es cierto que con un poco de organización, se puede facilitar bastante el tema de llevar al día varias cosas a la vez. Seguiré contando si hago alguna adaptación al “método” utilizando exclusivamente Evernote (o cualquier otra aplicación que me permita usar cualquiera de los dispositivos que utilizo y mantenerlos sincronizados) por si a alguien más le resulta útil.